स्प्रेडशीट के महत्व और उपयोग को समझाएं - spredasheet ke mahatv aur upayog ko samajhaen

एमएस एक्सेल का इतिहास 

एमएस एक्सेल का उपयोग आजकल हम सभी के द्वारा बहुत व्यापक रूप से किया जा रहा है, क्योंकि यह बहुत सहायक है और यह बहुत समय बचाने में मदद करता है. यह इतने सालों से इस्तेमाल किया जा रहा है और यह हर साल नए फीचर्स के साथ अपग्रेड हो जाता है. एमएस एक्सेल की सबसे प्रभावशाली बात यह है कि इसे किसी भी तरह के काम के लिए कहीं भी इस्तेमाल किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, इसका उपयोग बिलिंग, डेटा प्रबंधन, विश्लेषण, इन्वेंट्री, वित्त, व्यावसायिक कार्यों, जटिल गणनाओं आदि के लिए किया जाता है।

कोई व्यक्ति इसका उपयोग करके गणितीय गणना भी कर सकता है और चार्ट या स्प्रैडशीट के रूप में भी इसमें महत्वपूर्ण डेटा संग्रहीत कर सकता है।एमएस एक्सेल एक सॉफ्टवेयर है, और इस सॉफ्टवेयर को Microsoft द्वारा डिज़ाइन और निर्मित किया गया है. एमएस एक्सेल एक Spreadsheet है जिसमें Rows और Columns की संख्या शामिल है. एमएस एक्सेल हमें एक tabular form में डेटा प्रदान करने में मदद करता है. एमएस एक्सेल हमें डेटा को organize करने, store करने और analysis करने में मदद करता है।

MS Excel MS Office का एक भाग है MS Excel का निर्माण Microsoft कंपनी ने किया है, MS Excel का पहला Edition 1985 में Mac OS के लिये जारी किया गया था, एमएस एक्सेल का उपयोग Calculation के लिए किया जाता है.Tabular format proper classification में मदद करता है और डेटा का समग्र Point of view प्रदान करता है. MS Excel हमें विभिन्न कार्यों को पूरा करने में मदद करता है जैसे कि Editing, formatting, tabulation, storing, formulating, Charting, Printing, Consolidating, Grouping और Ungrouping, communicating और many more. MS Excel एक व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला सॉफ्टवेयर है 
क्योंकि एक ही सॉफ्टवेयर में इसके विभिन्न कार्यों उपलब्ध हैं।

एमएस एक्सेल एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, और इस स्प्रेडशीट प्रोग्राम को पूरी दुनिया की सबसे प्रसिद्ध कंपनी माइक्रोसॉफ्ट द्वारा windows, Mac, android तथा ios ऑपरेटिंग सिस्टम में इस्तेमाल करने के लिए बनाया गया है. यहाँ पर हम आपकी जानकारी के लिए बता दे की माइक्रोसॉफ्ट excel Users को डेटा को व्यवस्थित ,फॉरमैट तथा फॉर्मूला के जरिए डाटा को कैलकुलेट करने में यह spreadsheet सिस्टम आपकी मदद करता है, चूँकि excel MS-office का एक भाग है और तो यह MS ऑफिस suite की अन्य एप्लीकेशन को सपोर्ट करता है. अन्य Spreadsheet application की तरह ही MS एक्सेल में भी same basic features हैं. जैसे कि यह डाटा को व्यवस्थित करने तथा manipulate करने के लिए rows तथा column में व्यवस्थित cells के कलेक्शन का इस्तेमाल करता है. एक MS Axle spreadsheet में अधिकतम 16384 कॉलम्स तथा 1,048,576 rows होती हैं. यह rows तथा कॉलम्स मिलकर एक cell का निर्माण करती हैं एक्सेल 2007 की एक स्प्रेडशीट में लगभग cells 17,179,869,184 होते हैं।

एमएस एक्सेल का परिचय 

एमएस एक्सेल आज के काम और कारोबारी माहौल में बहुत महत्वपूर्ण माना जाता है? माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल दुनिया में लगभग हर नियोक्ता, स्कूल और विश्वविद्यालय द्वारा प्रयोग किया जाता है. इसलिए अधिक व्यापक एक्सेल स्प्रेडशीट के साथ अपने कौशल को और अधिक आकर्षक बनाना चाहते है. लगभग हर व्यवसाय अपने सेल्स, पेरचसेस, खर्चे, बुनियादी लेखांकन आदि के लिए एमएस एक्सेल का उपयोग करते है. वर्किंग प्रोफेशनल क लिए एक्सेल सीखना बहत ही महत्वपूर्ण है और इसी विषय को ध्यान में रखते हुए ईलर्नमार्केट्स सहज व सरल हिंदी में एक्सेल टुटोरिअल डिज़ाइन किआ है |यदि देखा जाये आज के समय मेंएमएस एक्सेल का उपयोग दुनियाँ के हर कंप्यूटर पर किया जा रहा है।

आज के समय दुनियाँ की प्रत्येक सरकार अपने कार्य विभाग से सम्बंधित कार्य एमएस एक्सेल के माध्यम से कर रही है आज के समय में हर कैलकुलेशन के क्षेत्र में एमएस एक्सेल का उपयोग भारी मात्रा में किया जा रहा है, क्योकि इसके माध्यम से बड़ी से बड़ी कैलकुलेशन आसानी से कुछ ही समय में पूर्ण हो जाती है कार्य करने में बिल्कुल भी समय नहीं लगता है. हिंदी में एमएस एक्सेल कोर्स का मुख्या उद्देश्य है स्टूडेंट्स को सरल व आसान तरीके से एक्सेल के थ्योरी और प्रैक्टिकल आस्पेक्ट्स से परिचै करवाना | इस कोर्स से स्टूडेंट्स एमएस एक्सेल के वह टेक्निक्स सीखेंगे जिससे उनके अपने रोज़मर्रा के बहुत से कामो में सहायता मिलेगी | इसके अलावा स्टूडेंट्स को फाइनेंसियल मॉडलिंग के द्वारा इंट्रिन्सिक वैल्यू के कैलकुलेशन को भी समझने में मदद मिलेगी।

एमएस एक्सेल एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, जो Applications के Microsoft Office सुइट में शामिल है. स्प्रेडशीट आपको उन पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित मूल्यों के साथ प्रदान करेगी जो बुनियादी और जटिल अंकगणितीय संचालन के उपयोग से गणितीय रूप से बदले जा सकते हैं. मानक स्प्रेडशीट सुविधाओं के अलावा, एक्सेल Microsoft के विज़ुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन (VBA) के माध्यम से प्रोग्रामिंग सहायता प्रदान करता है, जो Microsoft के डायनेमिक डेटा एक्सचेंज (DDE) के माध्यम से बाहरी स्रोतों से डेटा तक पहुंचने की क्षमता है.एमएस एक्सेल एक इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट कंप्यूटर प्रोग्राम है।

एमएस एक्सेल आपकी फ़ाइलों को सुरक्षा प्रदान करता है ताकि कोई भी आपकी फ़ाइलों को न देख सके या उन्हें बर्बाद न कर सके, एमएस एक्सेल की मदद से आप अपनी फाइलों के पासवर्ड को सुरक्षित रख सकते हैं. एमएस एक्सेल को कहीं से भी और हर जगह से एक्सेस किया जा सकता है। यदि आप लैपटॉप नहीं रखते हैं, तो आप मोबाइल का उपयोग करके एमएस एक्सेल पर भी काम कर सकते हैं. एमएस एक्सेल का उपयोग करने के इतने सारे लाभ हैं कि यह लाखों लोगों के जीवन का एक अनिवार्य हिस्सा बन गया है. एमएस एक्सेल में कई उपकरण और विशेषताएं हैं जो किसी के काम को आसान बनाते हैं और एक समय को भी बचाता है. एमएस एक्सेल को पहली बार Macintosh सिस्टम के लिए 1985 में रिलीज़ किया गया था, इसके बाद 1987 में पहला Windows संस्करण था।

एमएस एक्सेल का निर्माण 

एमएस एक्सेल माइक्रोसॉफ्ट द्वारा निर्मित एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जो Users को स्प्रेडशीट सिस्टम का उपयोग करके सूत्रों के साथ डेटा को व्यवस्थित करने, प्रारूपित करने और गणना करने की अनुमति देता है. यह सॉफ़्टवेयर Microsoft Office सुइट का हिस्सा है और Office सुइट में अन्य Applications के साथ संगत है।

Excel माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विंडोज और मैक ओएस के लिए निर्मित और वितरित एक Commercial spreadsheet applications है. इसमें बुनियादी गणना करने, ग्राफिंग टूल का उपयोग करने, पिवट टेबल बनाने और मैक्रोज़ बनाने की क्षमता है. Excel में सभी स्प्रेडशीट Applications के समान मूल विशेषताएं हैं. जो डेटा को व्यवस्थित और हेरफेर करने के लिए पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित कोशिकाओं के संग्रह का उपयोग करते हैं, वे चार्ट, हिस्टोग्राम और लाइन ग्राफ़ के रूप में भी डेटा प्रदर्शित कर सकते हैं।

Excel में दूसरी Applications के जैसी ही spreadsheet बनाने के लिए बेसिक feature उपलब्ध होते हैं. जिसमे rows और columns के रूप में cells के collection arranged होते हैं. जिनमे डाटा को को organize और manipulate हैं. यहाँ पर हम डाटा को line graph, chart और histogram के रूप में भी दर्शाया जाता है. Excel में हम डाटा के अलग अलग पहलुओं से बहुत तरह के तथ्यों के साथ प्रयोग कर सकते हैं. Excel users को डेटा की व्यवस्था करने की अनुमति देता है ताकि विभिन्न दृष्टिकोणों से विभिन्न कारकों को देखा जा सके, Excel में Applications के लिए विजुअल बेसिक का उपयोग किया जाता है. जिससे user विभिन्न प्रकार के जटिल संख्यात्मक तरीके बना सकते हैं. प्रोग्रामर को विजुअल बेसिक एडिटर का उपयोग कर सीधे कोड करने का विकल्प दिया जाता है, जिसमें कोड लिखने, डिबगिंग और कोड मॉड्यूल संगठन के लिए विंडोज शामिल है।

एमएस एक्सेल क्या हैं ?

एमएस एक्सेल एक व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला सॉफ्टवेयर है क्योंकि एक ही सॉफ्टवेयर में इसके विभिन्न कार्यों उपलब्ध हैं.जब आप एमएस एक्सेल को खोलते हैं, तो आप देख सकते हैं कि एमएस एक्सेल में बहुत सारे ऑपरेशन हैं, तो हम सभी कार्यों को विस्तार से अध्ययन करते हैं-

OFFICE BUTTON

File या Office button आपकी स्क्रीन के शीर्ष बाएं कोने पर स्थित है. यह बटन विभिन्न विकल्पों जैसे कि new, open, save, save as, print, share, export, close आदि जैसी सुविधाएं प्रदान करता है. file button के बारे में जानने के लिए कुछ भी नहीं है यह मूल ऑपरेशन है जो MS Word, MS PowerPoint जैसे अन्य सभी software के लिए सामान्य है-

File:- File या Office button आपकी स्क्रीन के शीर्ष बाएं कोने पर स्थित है. यह बटन विभिन्न विकल्पों जैसे कि new, open, save, save as, print, share, export, close आदि जैसी सुविधाएं प्रदान करता है. file button के बारे में जानने के लिए कुछ भी नहीं है यह मूल ऑपरेशन है जो MS Word, MS PowerPoint जैसे अन्य सभी software के लिए सामान्य है.

New:- जब आप New पर क्लिक करते हैं, तो यह आपको एक नई spreadsheet खोलने में मदद करेगी। एक new spreadsheet खोलने के लिए excel shortcuts कुंजी है (Ctrl + N)

Open:- जब आप open पर क्लिक करते हैं, तो वह आपको उन फ़ाइलों को खोलने के लिए कहेंगे जो आपने पहले saveहैं। save गई फ़ाइल खोलने के लिए excel shortcuts कुंजी है (Ctrl + O)

Save:- जब आप save पर क्लिक करते हैं, तो यह आपकी spreadsheet को आपके डिवाइस में सहेजने में मदद करता है। वर्तमान फ़ाइल को सहेजने के लिए excel shortcuts कुंजी है (Ctrl + S)

Save Us:- जब आप इस save as पर क्लिक करते हैं, यह आपकी आवश्यक जगह में spreadsheet को save में मदद करता है.

Print:- जब आप Print पर क्लिक करते हैं, तो वह Spreadsheet print करेंगे जिसे आप इसे हार्डकॉपी के रूप में चाहते हैं। spreadsheet print करने के लिए excel shortcuts (Ctrl + P)

Share:- जब आप Share पर क्लिक करते हैं, तो यह ई-मेल और क्लाउड के माध्यम से Spreadsheet share करेगा।

Export:- जब आप Export पर क्लिक करते हैं, तो यह PDF (पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फॉर्मेट) या XPS (एक्सएमएल पेपर स्पेसिफिकेशन) में Spreadsheet को export करने में मदद करेगा।

Close:- जब आप Close पर क्लिक करते हैं, तो यह आपको spreadsheet बंद करने या MS Excel को बंद करने में मदद करेगा यदि आपने Document या spreadsheet को नहीं save है, तो यह आपको यह पूछेगा कि क्या सामग्री को सहेजना है या नहीं बचाने के लिए किसी भी आपरेशन पर क्लिक करके आप MS Excel से बाहर आ जाएगा बंद करने का दूसरा तरीका स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने पर क्लिक करना है जो “x” दिखाता है.

एमएस एक्सेल का फॉर्मेटिंग फीचर्स 

Quick Access Toolbar:- कुइक एक्सेस टूलबार स्प्रैडशीट के शीर्षक पर स्थित है. Quick access toolbar विभिन्न कार्यों के त्वरित दृश्य प्राप्त करने में सहायता करता है. आम तौर पर Quick access toolbar संचालन को save, undo और redo से दिखाता है.Undo करें कार्य अंतिम कार्यवाही को undo करने की अनुमति देती है. Redo से करें ऑपरेशन पिछले प्रदर्शन को Redo से करने में मदद करता है जो हमने पहले किया था।

हम शीर्षक पट्टी पर छोटे डाउन एरो बटन पर क्लिक करके हमारे Quick access toolbar को भी customize कर सकते हैं।उस बटन पर क्लिक करके आप अपने toolbar को customize कर सकते हैं, यह New, open, save, email, quick print, print preview और print, spelling, undo, redo, short ascending, short descending, रिबन के नीचे दिखाएगा जैसे विभिन्न विकल्प दिखाएगा और etc. quick access toolbar आपको काम को तेज़ और तेज करने में मदद करता है.quick access toolbar MS Word और MS PowerPoint के लिए समान है।

Title Bar:- टाइटल बार स्क्रीन के top पर है. Title bar भी प्रोग्राम या दस्तावेज़ का इस्तेमाल किया जा रहा है का नाम प्रदर्शित करता है. यदि आपने शीर्षक को शीर्षक से सहेजा है, तो यह आपके द्वारा सहेजा गया नाम प्रदर्शित करेगा या फिर यह worksheet 1 या Book 1 प्रदर्शित करेगा. Title bar स्क्रीन के बायीं ओर 5 और संचालन भी प्रदर्शित करता है।परिचालन Micorosoft Excel सहायता है जो कि “?” (question mark sign) द्वारा चिह्नित है।

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इस उपकरण का उपयोग करने के लिए keyboard पर F1 दबाएं।Microsoft Excel सहायता के बगल में आपरेशन Ribbon display ऑप्शन है जो 3 विकल्प प्रदर्शित करता है, जब आप Audo-hide Ribbon क्लिक करें, Show tabs और Commands दिखाएं।Third tool कम से कम उपकरण है। हस्ताक्षर “_” आपको अपनी शीट को minimize करने में मदद करता है।Minimize tool के बगल में fourth tool Maximization उपकरण है। यह spreadsheet को पूर्ण आकार में प्रदर्शित करने में सहायता करता है। last tool प्रोग्राम को close करने के लिए इस्तेमाल किया गया उपकरण है। इसे “x” चिह्न द्वारा चिह्नित किया गया है।

Menu bar:- मेनू बार कार्यपत्रक के शीर्ष पर है यह शीर्षक बार और Ribbon Display option के ऊपर है. menu bar में आपरेशन निम्नानुसार हैं: File, Home, insert, Page layout, formulas, Data, review, View. प्रत्येक ऑपरेशन का अपना रिबन होता है. आप संबंधित ऑपरेशन पर क्लिक करके माउस की सहायता से आपरेशन का चयन कर सकते हैं. आप keyboard shortcuts की सहायता से यह भी कर सकते हैं. जब आप keyboard पर ALT बटन दबाते हैं तो वह आपको menu bar पर ले जाएगा और इसके बाद आप तीर की सहायता से चयन कर सकते हैं. Microsoft word और Microsoft PowerPoint के menu bar में थोड़ा अंतर होगा.

Ribbon:- मेनू बार के नीचे प्रदर्शित होता है रिबन MS Excel का भी एक हिस्सा है. रिबन मेनू सिस्टम यह है कि आप MS Excel के माध्यम से कैसे योजना बनाते हैं और विभिन्न एक्सेल कमांड दर्ज करें. विभिन्न रिबन का विवरण अलग से प्रदान किया जाएगा।

Namae Box:- नाम बॉक्स है जो Ribbon bar के नीचे बाईं ओर स्थित है. और formula bar के बाईं ओर भी यह कार्यपत्रक क्षेत्र के ऊपर भी है नाम बॉक्स के आकार को भी अनुकूलित किया जा सकता है. आपको माउस के बाएं क्लिक को पकड़ने और माउस को बग़ल में ले जाने की आवश्यकता है.

Formula bar:- फॉर्मूला बार कार्यपत्रक के शीर्ष पर है यह Name box के दाईं तरफ और Ribbon के नीचे है. formula bar “fx” द्वारा चिह्नित है. “=” चिह्न के बराबर टाइप करके हम फॉर्मूला बार को सक्रिय करते हैं. यदि आपके कार्यपत्रक में formula bar दिखाई नहीं दे रहा है, तो आपको इन 3 चरणों का पालन करना होगा।

चरण 1: फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें।

चरण 2: सूची के अंत में विकल्पों पर क्लिक करें।

चरण 3: Advanced पर क्लिक करें और फिर प्रदर्शित करने के लिए नीचे स्क्रॉल करें और शो फॉर्मूला बार पर क्लिक करें।

Status bar:- स्टेटस बार स्प्रेडशीट के निचले भाग में है. स्टेटस बार के माध्यम से हम count का एक त्वरित दृश्य, average, minimum, maximum या चयनित कक्षों का sum प्राप्त कर सकते हैं। आप status bar पर राइट क्लिक करके अपनी स्टेटस बार को customize कर सकते हैं। status bar आमतौर पर zoom in और zoom out दिखाता है। आप स्प्रैडशीट में ज़ूम इन और आउट कर सकते हैं स्थिति उपकरण पट्टी में विभिन्न उपकरण हैं जैसे कैप्स लॉक, नॉम लॉक, स्क्रॉल लॉक, सेल मोड, हस्ताक्षर, आदि. Microsoft word और Microsoft PowerPoint के लिए स्टेटस बार एक ही है।

Scorall Bar:- Spread worksheets में दो स्क्रॉल बार हैं एक क्षैतिज स्क्रॉल बार है और दूसरा खड़ी स्क्रॉल बार है। क्षैतिज स्क्रॉलबार स्प्रेड शीट के शीर्ष दाईं तरफ है और ऊर्ध्वाधर स्क्रॉल बार स्प्रैडशीट के दाईं ओर स्थित है. आप निम्न चरणों को पूरा करके स्क्रॉल बार भी छुपा सकते हैं।

चरण 1: फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें।

चरण 2: विकल्प पर क्लिक करें।

चरण 3: उन्नत पर क्लिक करें और फिर इस कार्यपत्रक के लिए विकल्प प्रदर्शित करने के लिए जाएं।

चरण 4: उस बॉक्स पर क्लिक करें जो दिखाता है।

1. क्षैतिज स्क्रॉल बार दिखाएं
2. खड़ी स्क्रॉल बार दिखाएं

Text Area MS Excel:- पाठ क्षेत्र एमएस एक्सेल में सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है यह स्प्रैडशीट का मध्य भाग है। आप इस क्षेत्र के इस हिस्से में पाठ दर्ज करते हैं।

एमएस एक्सेल का इस्तेमाल कैसे करे?

एमएस एक्सेल का इस्तेमाल कैसे किया जाता है, यह बात लगभग सभी पुराने एमएस एक्सेल यूजर्स को पता होती है, लेकिन जो नए एक्सेल यूजर्स हैं उनकी जानकारी के लिए बता दें कि आप अपने कंप्यूटर में एमएस एक्सेल ओपन करने के लिए सबसे पहले windows key दबाएँ, इसके बाद अब आपको यहां पर मौजूद search bar में एमएस एक्सेलटाइप करना होता है, अब आप को excel एप्लीकेशन ऊपर दिखाई देगी! आप उसमें क्लिक कर एंटर कीजिए और इस तरह आपके कंप्यूटर में एमएस एक्सेल ओपन हो जाएगा, इसका एक दूसरा तरही भी होता है. दोस्तों दूसरे तरीके में आपको run command का इस्तेमाल करना होता है।

आप अपने Windows कंप्यूटर में Window तथा R दोनों key को एक साथ दबाए!आपके सामने run कमांड ओपन हो जाएगी। अब आप उस box में एमएस एक्सेल टाइप कीजिए, और ok पर क्लिक कीजिए और इस तरह आपके कंप्यूटर में एमएस एक्सेल ओपन हो जाएगा.इस तरह आपने सीखा कि यदि आपके कंप्यूटर में Microsoft office suite पैकेज इंस्टॉल है तो आप कैसे एमएस एक्सेल का इस्तेमाल कर सकते हैं. परंतु यदि आपके कंप्यूटर में एमएस एक्सेल सॉफ्टवेयर इंस्टॉल नहीं है तो आप Microsoft office suite package को फ्री में अपने कंप्यूटर में इस्तेमाल करने का तरीका हम पिछले लेख में बता चुके हैं. Microsoft ऑफिस suite को कंप्यूटर में Install करने पर excel के साथ-साथ Microsoft वर्ड, Power point आदि Applications भी कंप्यूटर् में इंस्टॉल हो जाएंगी. एमएस एक्सेल का इस्तेमाल करना बहुत ही आसान है, दोस्तों आप इसके use से बड़े बड़े काम को आसानी से मैनेज कर सकते है।

एम एस एक्सेल की विशेषताएं

1. एम एस एक्सेल एक डाटा एंट्री प्रोग्राम है इसमें मैथेमेटिकल कार्यो को कर सकते है।
2. इसके वर्कशीट को इलेक्ट्रॉनिक स्प्लिटशीट भी कहते है।
3. इसके वर्कशीट में 256 रो और 65536 कॉलम होते है।
4. इसमें बनाई गई फाइल को इंटरनेट के वातावरण सेव करने की सुविधा दी गई है।
5. इसमें दिए गए ऑप्शन मर्ज सेंटर के द्वारा हम कई सेलो को मिलकर एक सेल बना सकते है।
6. इसमें बनाई गई वर्कशीट के  फाइल को पासवर्ड देकर लॉक कर सकते है।
7. इसमें दिए गए फार्मूला बार के द्वारा हम ओपन किये गई फाइल पर फॉर्मूला अप्लाई कर सकते है।

एम एस एक्सेल के उपयोग

1. डाटा ऑर्गनाइज़ करने और उसेके रेसुररेक्शन करने में
2. डाटा फ़िल्टरिंग करने में
3. लक्ष्य का विश्लेषण
4. डैशबोर्ड का निर्माण
5. इंटरएक्टिव चार्ट और ग्राफ़
6. मैथमेटिकल फार्मूला
7. एक्सेल के माध्यम से ऑटोमेशन
8. डाटा एनालिसिस और इंटरप्रिटेशन
9. डाटा से जुड़े काम आसानी से करने के लिए ढेर सारा फार्मूला
10. फ्लेक्सिबल और उपयोगकर्ता के अनुकूल
11. ऑनलाइन एक्सेस

एम एस एक्सेल का घटक 

एम एस एक्सेल के मुख्यतः दो घटक होते हैं जो कि कुछ इस प्रकार हैं:-

1. स्प्रेडशीट (Spreadsheet)
2.  चार्ट (Chart)

Spreadsheet:- स्प्रेडशीट  एक्सेल माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक महत्वपूर्ण भाग है। यह एक स्प्रेडशीट एप्लिकेशन है। इस प्रोग्राम में डेटा को सारणीबद्ध रूप में स्प्रेडशीट पर प्रस्तुत किया जाता है। इसमें तैयार किये गये डेटा द्वारा विभिन्न गणनाओं के कार्य को सम्पन्न किया जा सकता है। विभिन्न गणनाओं; जैसे- गणितीय एकाउंटिंग आदि करने के लिए सूत्र एवं फंक्शन भी इस प्रोग्राम में उपलब्ध हैं। M.S. वर्ड की तरह इस प्रोग्राम में भी ग्राफिक को रखने की सुविधा होती है। प्रिंट करने के विकल्प तथा फॉरमेटिंग सम्बन्धित सभी जरूरी कमांड भी इससे प्राप्त हो सकती है।

स्प्रेडशीट वास्तव में एक पेपर है जिसमें रोज और कॉलम बने होते हैं। जिसमें डेटा, नम्बर या टेक्स्ट लिखे जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक कम्पनी की बैलेंस शीट एक स्प्रेडशीट ही होती है। सही शब्दों में इलैक्ट्रोनिक स्प्रेडशीट एक्सेल एक पेपर स्प्रेडशीट के समान है जो कम्प्यूटर मॉनिटर के स्क्रीन पर फैलाई गई है।स्प्रेडशीट का इस्तेमाल टैक्स, numbers और formulas विशेष रूप की calculations करने के लिए किया जाता है. यह है सॉफ्टवेयर बहुत सारे बिजनेस के लिए बहुत ही जरूरी है जिसे expenditures and income, plan budgets, chart data की जानकारी रखनी होती है उनके लिए यह सॉफ्टवेयर बहुत जरूरी है।

आज है सॉफ्टवेयर लगभग हर बिजनेस में इस्तेमाल किया जाता है क्योंकि इसके अंदर डाटा को बहुत ही आसानी से सेव किया जा सकता है या उसे बदला भी जा सकता है. इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल आप अपने कंप्यूटर में इंस्टॉल करके कर सकते हैं या ऑनलाइन भी आप इसका इस्तेमाल कर सकते हैं बहुत सारी वेबसाइट पर आपको भी है ऑनलाइन इस्तेमाल करने का भी ऑप्शन मिलता है. जिसमें से माइक्रोसॉफ्ट और गूगल दो ऐसी बड़ी कंपनियां हैं जिनके ऑनलाइन स्प्रेडशीट को आप फ्री में इस्तेमाल कर सकते हैं।

Chart:- एक्सेल में चार्ट डाटा को ग्राफ के रूप में प्रदर्शित करने का एक बेहतर विकल्प माना जाता है। जिसमे विभिन्न प्रकार के symbols और images के द्वारा डाटा का प्रस्तुतीकरण किया जाता है। एक्सेल में चार्ट  के प्रयोग का मुख्य उद्देश्य डाटा को बेहतर ,प्रभावशाली और सरल रूप में दिखाना है जिससे डाटा को आसानी से समझा जा सके। एक्सेल में चार्ट का प्रयोग बिज़नेस में ,शेयर मार्किट और कंपनियों द्वारा उनके परफॉरमेंस में हो रहे उतार चढ़ाव और डाटा के सही विश्लेषण के लिए किया जाता है। एक्सेल में चार्ट के कई विकल्प उपलब्ध है जिनका चुनाव वर्कशीट में उपलब्ध डाटा के आधार पर किया जाता है। आगे इस विषय पर और विस्तार से जानेंगे –

एम एस एक्सेल में चार्ट के प्रकार:-

1. स्तंभ रेखा – चित्र
2. पंक्ति चार्ट
3. पाई चार्ट
4. बार चार्ट
5. क्षेत्र चार्ट
6. स्कैटर चार्ट
7. स्टॉक चार्ट
8. डोनट चार्ट
9. बबल चार्ट
10. रडार चार्ट

Worksheet:- वर्कसीट बुक के पेज की तरह होती है। जिसमें हम डाटा को स्टोर कर सकते है। एक वर्कशीट में 1,048,576 रो और 16,384 काॅलम होते है। रेा का नाम Number में रहता है। और काॅलम का नाम alphabet में रहता है। इसमें कुल सेल की संख्या निम्न होती है। 1,048,576*16,384 एक वर्कवुक में 255 वर्कसीट होती है।

Cell:- रो और काॅलम के मिलने से सेल बनती है। एक वर्कसीट में 1,048,576*16,384 cells  होती है। सेल में डाटा को लिखा जाता है। एक सेल में 255 अक्षर लिखे जा सकते है। काॅलम एवं रो के नाम को मिलाकर सेल का नाम बनता है। यह सेल का एड्रेस होता है। दो सेल एड्रेस मिलकर रेंज एड्रेस बनाते है। इसमें दो या दो से अधिक सेल को आपस में मर्ज किया जा सकता है और सेल की फाॅमेटिंग का कार्य भी किया जा सकता है।

एम एस एक्सेल के फंक्शन

एक्सेल में फ़ॉर्मूला या फंक्शन का बहुत महत्त्व हैं जब हम कोई गणना करना चाहते हैं जैसे – किसी कॉलम के कुछ सेलों को जोड़ना, एक संख्या का दुसरे में गुणा करना, किसी रेंज के डाटा का औसत निकालना आदि, तो हम उस गणना के लिए फोर्मुलों का उपयोग करते हैं कोई फ़ॉर्मूला उस सेल में भरा जाता हैं जहाँ हम गणना का परिणाम दिखाना चाहते हैं ऍम एस एक्सेल में फ़ॉर्मूला हमेशा बराबर चिन्ह (=) से प्रारंभ होता हैं|एक्सेल में पहले से परिभाषित फार्मूले होते है जिन्हें फंक्शन कहते हैं  जिनके द्वारा विभिन्न प्रकार के कार्य किये जा सकते है जैसे जोड़ना, घटना, गुणा, भाग, डेट, टाइम आदि| यह प्रकार के होते है जो निम्न है-

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फंक्शन के प्रकार

बहुत सारे प्रकार के फंक्शन एमएस एक्सेल में प्रयोग किये जाते हैं। उनमे से कुछ को उनके उदाहरण के साथ देखते हैं:-

1. गणितीय फंक्शन जैसे कि Sum, ROUND (ये किसी खास अंक तक संख्या को राउंड करता है) इत्यादि।
2. Statistical फंक्शन जैसे कि Count, Average इत्यादि।
3. टेक्स्ट फंक्शन जैसे कि REPLACE, RIGHT इत्यादि।
4. फाइनेंसियल फंक्शन जैसे कि RATE, NPV इत्यादि।
5. लुकअप फंक्शन जैसे कि VLOOKUP और HLOOKUP.
6. लॉजिकल फंक्शन जैसे IF, OR इत्यादि।
7. दिन और समय वाले फंक्शन जैसे कि TODAY, NOW वगैरह।

फंक्शन का प्रयोग

Direct Type करके- इसमें Function को “=” के चिन्ह के बाद टाईप कर देते है और उसमें Argument insert करा देते है। और अंत में इंटर या क्लिक करके उसका परिणाम प्राप्त कर सकते है।

Menu के द्वारा – Insert menu → Function पर क्लिक करने पर Function डायलाॅग बॉक्स आता है। जिसमें Function सिलेक्ट करते है। और ok button पर क्लिक करते हैं। और उसके बाद उसमें उसके आर्गूमेंट देते है और ok button पर क्लिक करते है।

फंक्शन के भाग

एक फंक्शन को सही काम करने के लिए एक ख़ास क्रम और तरीके से लिखा होना जरूरी होता है जिसे हम सिंटेक्स कहते हैं। फंक्शन का मूल सिंटेक्स में ये चीजें रहती है-

1. बराबर का चिन्ह (=),
2. फंक्शन का नाम (जैसे कि जोड़ या गुना), और
3. एक या एक से ज्यादा आर्गुमेंट
4. आर्गुमेंट में वो सूचनाएँ होती है जिनका आप हल निकालना चाहते हैं।

आर्गुमेंट क्या है?

एमएस एक्सेल में फंक्शन का प्रयोग करते समय आर्गुमेंट का ध्यान रखना जरूरी है क्योंकि इसी के अंदर वो चीजें होती है जिनका मान या हल आपको चाहिए।आर्गुमेंट के भीरत या तो कोई एक सेल या एक से अधिक सेल के रेंज को लिखा जाता है। इन्ही सेल के अंदर हमारा डाटा होता है।एक और ध्यान रखने वाली बात ये है कि आर्गुमेंट को हमेशा ब्रैकेट के अंदर रखा जाता है।उदाहरण के तौर पर हम अब एक ऐसे फंक्शन की बात करने जा रहे हैं जो सेल रेंज A1:A20 की सारी वैल्यू को जोड़ेगा और परिणाम प्रस्तुत करेगा।

एमएस एक्सेल का फॉर्मूला 

1) SUM:- पहला एक्सेल फ़ंक्शन जिससे आप परिचित होने चाहिए, वह है SUM जो addition के बेसिक अरिथमेटिक ऑपरेशन करता हैं।

SUM फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:

SUM(number1, [number2] ,…)

SUM फ़ंक्शन:- SUM फ़ंक्शन में पहला argument आवश्यक है, अन्य नंबर ऑप्‍शनल हैं, और आप एक फार्मूला में 255 नंबर दे कर सकते हैं।मतलब, आपके SUM फार्मूला में कम से कम 1 नंबर, सेल या सेल रेंज का रेफरंस शामिल होना चाहिए।

उदाहरण के लिए:

=SUM(A1:A5) – यह सेल A1 से A5 तक के सेल्‍स की वैल्‍यू को एड करता हैं।

=SUM(A2, A5) – यह सेल A2 और A5 सेल्‍स की वैल्‍यू को एड करता हैं।

=SUM(A2:A5)/5 – यह सेल  A1 से A5 तक के सेल्‍स की वैल्‍यू को एड करता हैं और इस SUM को 5 से डिवाइड करता हैं।

आपके Excel वर्कशीट में, यह फार्मूला कुछ इस तरह से दिखाई दे सकते हैं-

टिप:- किसी कॉलम या रो के SUM करने का सबसे फास्‍ट तरीका हैं कि इन सेल्‍स के अगले सेल्‍स को सिलेक्‍ट करें और Home टैब के AutoSum बटन पर क्लिक करें।

2) AVERAGE:- एक्सेल का AVERAGE फ़ंक्शन, नंबर्स का औसत (arithmetic mean) खोजता है।
AVERAGE फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है-

AVERAGE(number1, [number2], …)

AVERAGE फ़ंक्शन:- यहां पर number1, [number2], आदि एक या एक से अधिक नंबर (या नंबर्स वाले सेल्‍स के रेफरेन्सेस) है, जिनकी औसत कैल्‍यूलेशन आप करना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए-

=AVERAGE(A1:A5)

3) MAX & MIN:- Excel में MAX और MIN फार्मूला क्रमशः, नंबर्स के सेट की सबसे बड़ी और सबसे छोटी वैल्‍यू होती हैं।
उदाहरण के लिए:

=MAX(A2:A5)

=MIN(A2:A5)

4) COUNT & COUNTA:- यदि आप यह जानना चाहते हैं कि सेल्‍स रेंज में कितने सेल्‍स में न्यूमेरिक वैल्‍यू (numbers or dates) हैं, तो इन्‍हे मैन्‍यूअली गिनने में अपना समय व्‍यर्थ न करें। एक्सेल का COUNT फ़ंक्शन एक ही सेकंड में गिनेगा।

COUNT फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-

COUNT(value1, [value2], …)

जबकि COUNT फ़ंक्शन केवल उन सेल्‍स को काउंट करता है जिसमें नंबर्स होते हैं, लेकिन Excel का COUNTA फ़ंक्शन उन सभी सेल्‍स को काउंट करता है जो ब्‍लैंक नहीं हैं, चाहे वे numbers, dates, times, text, logical values of TRUE और FALSE की लॉजिकल वैल्‍यू , errors या empty text strings (“”) हो सकते हैं।

COUNTA फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-

COUNTA (value1, [value2], …)
उदाहरण के लिए, कॉलम A में कितने नंबर्स शामिल हैं इसका पता लगाने के लिए, इस फार्मूला का उपयोग करें-

=COUNT(A:A)
कॉलम A में सभी non-empty सेल्‍स को काउंट करने के लिए, इस फार्मूला का उपयोग करें-

=COUNTA(A:A)

दोनों फ़ार्मुलों में, आप पूरे A कॉलम के सेल्‍स को रेफर कर रहे हैं।

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5) IF:- जब आप एक्‍सेल में IF formula का यूज करते हैं, तब आप एक्‍सेल को कुछ कंडिशन्‍स को टेस्‍ट करने के लिए कहते हैं और जब यह कंडिशन पूरी होती है तो एक्‍सेल वैल्‍यू देता हैं या कैल्‍युकेशन करता हैं और यदि यह कंडिशन पूरी नहीं होती तो एक्‍सेल दूसरी वैल्‍यू या अन्‍य कैल्‍युकेशन करता हैं।

IF फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-

IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

आसान भाषा में –IF(कुछ सच है, तो कुछ करो, अन्यथा कुछ और करें)अतः एक IF स्टेटमेंट के दो रिजल्‍ट हो सकते हैं। अगर आपकी तुलना सही है तो पहला रिजल्‍ट, नहीं तो दूसरा रिजल्‍ट।
उदाहरण के लिए, यदि स्टूडेंट्स को 35 से उपर मार्क हैं तो वह PASS हैं और यदि उसे 35 से कम मार्क हैं तो वह FAIL हैं।

=IF(A2>=35, “PASS”, “FAIL”)

6) TRIM:- एक्सेल का TRIM फ़ंक्शन वर्ड्स से अतिरिक्त स्‍पेस को निकालता है और टेक्‍स्‍ट के स्‍टार्ट या एंड में एक भी स्‍पेस कैरेक्‍टर नहीं रखता।एक्सेल में अनचाहे स्‍पेस को हटाने के कई तरीके हैं, जिसमें TRIM फ़ंक्शन सबसे आसान तरीका है-

TRIM फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-

TRIM(text) उदाहरण के लिए, A कॉलम स्तंभ के सभी अतिरिक्त स्‍पेस निकालने के लिए, सेल A1 में निम्न फार्मूला एंटर करें, और फिर इसे कॉलम के नीचे कॉपी करें.

= TRIM (A1)

यह सेल्‍स में सभी अतिरिक्त रिक्त स्‍पेस को निकाल कर सिर्फ एक ही स्‍पेस कैरेक्‍टर को वर्ड्स के बिच रखेगा।

7) LEN:- जब भी आप किसी सेल में कितने कैरेक्‍टर्स हैं यह जानना चाहते हैं, तो LEN उपयोग करें।

LEN फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-

=LEN (text)

A2 सेल में कितने कैरेक्टर हैं यह जानने के लिए –

=LEN(A2)

कृपया ध्यान रखें कि एक्सेल का LEN फ़ंक्शन स्‍पेस के साथ सभी कैरेक्‍टर को काउंट करता हैं।

8) AND:- कई मापदंडों को जांचने के लिए ये सबसे लोकप्रिय लॉजिकल फंक्शन हैं।

AND फ़ंक्शन:- यह तब काम में आता है जब आपको कई कंडीशंस को टेस्‍ट करना पड़ता है और यह सुनिश्चित करना है कि वे सभी TRUE होते हैं।टेक्निकली AND फ़ंक्शन आपके द्वारा स्‍पेसिफाइ की गई कंडीशंस को टेस्‍ट करता है और यदि सभी कंडीशंस TRUE होती हैं तो यह TRUE रिटर्न देता हैं नहीं तो FALSE रिटर्न देता हैं।

AND फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-

=AND (logical1, [logical2], …)

उदाहरण के लिए, स्टूडेंट्स को Math और English दोनों में 35 के उपर मार्क हैं तो वे PASS हैं, अन्‍यथा FAIL हैं।

=IF(AND(B2>35,C2>35), “PASS”, “FAIL”)

9) OR:- कई मापदंडों को जांचने के लिए ये सबसे लोकप्रिय लॉजिकल फंक्शन हैं।AND एक्सेल या फ़ंक्शन की तरह ही एक OR एक लॉजिकल फ़ंक्शन है जिसका उपयोग दो वैल्‍यू या स्‍टेटमेंट की तुलना करने के लिए किया जाता है।

OR फ़ंक्शन:- सिर्फ अंतर यह है कि OR फ़ंक्शन, दिए गए सभी कंडिशन्‍स में से एक भी कंडिशन TRUE होती हैं तो TRUE रिटर्न करता हैं और सभी कंडिशन गलत होने पर FALSE रिटर्न करता हैं।
OR फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है-

=OR (logical1, [logical2], …)उदाहरण के लिए, स्टूडेंट्स को Math और English दोनों में से किसी एक भी सब्जेक्ट में 35 के उपर मार्क हैं तो वे PASS हैं, अन्‍यथा FAIL हैं।

=IF(OR(B2>35,C2>35), “PASS”, “FAIL”)

10) CONCATENATE:- एक्‍सेल का CONCATENATE फ़ंक्शन दो या अधिक टेक्‍स्‍ट आइटम को जॉइन करता हैं। यह दो या दो से अधिक सेल्‍स की वैल्‍यू को एक ही सेल में कंबाइन करता हैं।

CONCATENATE का syntax इस प्रकार है:-

CONCATENATE(text1, [text2], …)उदाहरण के लिए, A2 and B2 सेल की वैल्‍यू को कंबाइन करने के लिए, बस एक अलग सेल में निम्न फॉर्मूला एंटर करें-

=CONCATENATE(A2, B2)

यदि आपको इन कंबाइन किए गए वैल्‍यू को अलग करना हैं, मतलब इनमें एक स्‍पेस एड करनी हैं, तो आर्ग्यूमेंट्स लिस्‍ट में (” “) स्‍पेस कैरेक्‍टर टाइप करें।

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