हम एक्सेल का उपयोग क्यों करते हैं? - ham eksel ka upayog kyon karate hain?

MS Excel Kya hai ?

MS Excel का परिचय

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्प्रेडशीट परिवार का सदस्य है। स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर का उपयोग Column और Rows में जानकारी संग्रहीत करने के लिए किया जाता है, जहां कोई भी टेबल के रूप में डेटा रिकॉर्ड कर सकता है । एक्सेल स्प्रेडशीट में डेटा का विश्लेषण करना आसान होता है। एक्सेल को नंबर के साथ अच्छी तरह से काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, लेकिन इसमें अक्सर टेक्स्ट भी शामिल होता है।

यह माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस  में शामिल ऑफिस प्रोडक्टिविटी एप्लीकेशंस में से एक है। तो इस आर्टिकल में हम जानेंगे MS Excel Kya hai in Hindi ?आप एक बिगिनर हो तो यह आर्टिकल में आप एक्सेल का बेसिक ज्ञान होजायेगा आगे आपको एक्सेल में फाइल कैसे बनाएं यह सीखना होगा। 

MS Excel Kya hai? इसका उपयोग क्यों करें ?

यदि आप किसी भी प्रकार के डेटा एंट्रीज करते हैं, तो आप निश्चित रूप से MS Excel Kya Hai? इसका उपयोग कर के डेटा को व्यवस्थित रूप से विश्लेषण कर पाएंगे। यह उपयोगी एप्लिकेशन इसका उपयोग सभी व्यावसायिक कार्यों और छोटी से लेकर बड़ी कंपनियों में किया जाता है।

Microsoft Excel सॉफ्टवेयर प्रोग्राम में कई फ़ंक्शन, फार्मूला और शॉर्टकट शामिल हैं जिनका उपयोग इसकी कार्यक्षमता को बढ़ाने के लिए किया जा सकता है।

एक्सेल सूचनाओं को व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है, इसमें Cells की ग्रिड होती है Rows और Column में व्यवस्था किआ जाता है जिसमे हम डेटा को एंट्री करते है। एक्सेल का उपयोग अक्सर गणना के लिए किया जाता है,

जैसे कि संख्याओं के एक कॉलम का योग करना या संख्याओं की सूची पर स्टैटिस्टिकल डेटा प्रस्तुत करना उदहारण के लिए एक संगठन में सारे कर्मचारियों सैलरी स्लिप का डेटा एंट्री करना फिर विश्लेषण करना।

एम एस एक्सेल का क्या उपयोग है यह हर नए सिखने वाले स्टूडेंट के मन में जरूर आता है हर संगठन या बिज़नेस को डेटा एंट्रीज और उसका विश्लेषण कहीं ना कहीं जरुरत पड़ती है।

तो चलिए जानते है, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग क्यों करें ?

Microsoft Excel में निम्नलिखित डेटा रिकॉर्ड के काम किये जाते है:

• Data entry
• Budgeting and Forecasting
• Income Tax and Sales Tax Application
• Financial Accounting
• Charting and graphing
• Programming
• Time management
• Task management
• Customer relationship management (CRM)
• Financial modeling.  

लगभग कुछ भी काम जिस से डेटा को व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है।

MS Excel इसकी विशेषताएं

Features of MS Excel in Hindi

एम एस एक्सेल की विशेषताएं हमेशा अपने संस्करण के साथ उपयोगकर्ता के जरुरत के हिसाब से कुछ नया जोड़ा जाता है हम यहाँ जाने गे मुख्य विशेषताएं।

एक्सेल की विशेषताओं ने एक्सेल को सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाने वाला एप्लिकेशन बना दिया है। एक्सेल अपनी विस्तृत विशेषताओं और शक्तिशाली टूल्स के कारण एक बहुत लोकप्रिय एप्लिकेशन है। Microsoft ने अपने प्रत्येक रिलीज़ में कई विशेषताओं जोड़ीं है। यहाँ MS Excel Kya hai? की मुख्य विशेषताएं हैं।

1.फंक्शनल फीचर्स
2.डेटाबेस फीचर्स
3.ग्राफिकल फीचर्स
4.टेल मी फीचर्स 

1.फंक्शनल फीचर्स

एक्सेल की लेखा विभागों में उपयोग के लिए एक प्रतिष्ठा है, और जबकि इसके फंक्शन फीचर्स कैलकुलेशन के लिए महत्वपूर्ण हैं, कार्यक्रम यह आम घर के बजट प्लानिंग चार्ट और किराने की सूची बनाने से लेकर वैज्ञानिक रिकॉर्ड का विश्लेषण करने तक हर चीज में मदद करते हैं। इसमें इनबिल्ट फंक्शन हर कैलकुलेशन को आसान बनता है।

Functions:

• एक्सेल सेल में उपयोग करने के लिए 475 से अधिक इन -बिल्ट फॉर्मूले हैं। विभिन्न प्रकार के सूत्र जैसे की Sum, Date, Count, If, Average, Text, आदि जैसे फॉर्मूले विभिन्न प्रकार के मैथमैटिकल और सइंटिफिकल कैलकुलेशन को करने में मदद करता है

Conditional Format: 

• हम कुछ शर्तों के आधार पर डेटा को कंडीशनल फॉर्मेट कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण डेटा रेंज को उजागर करने में मदद करता है। सशर्त स्वरूप आपके द्वारा निर्दिष्ट शर्तों के आधार पर सेल की दिखावटी को बदलता है। यदि शर्तें सही हैं, तो सेल रेंज को फॉर्मेट किया जाता है; यदि शर्तें गलत हैं, तो सेल रेंज फॉर्मेट नहीं होती है।

Hyperlinks:

• हाइपरलिंक का फीचर्स किसी अन्य फ़ाइल या वेब पेज पर संबंधित जानकारी तक जल्दी पहुँच के लिए, आप वर्कशीट सेल में हाइपरलिंक इन्सर्ट कर सकते हैं। हम एक्सेल वर्कबुक के विभिन्न हिस्सों को जल्दी से नेविगेट करने के हाइपरलिंक का उपयोग करते है।

Spell Check :

• एक्सेल में जैसे की स्पेलिंग चेक का इन-बिल्ट फीचर होने के वजह से स्पेलिंग और ग्रामार के त्रुटिया को ठीक करने में मदद करता है। 

VBA Macros:

• एक्सेल VBA Macros प्रोग्रामिंग के साथ आता है। हम बार बार काम किये जाने वाले कार्यों को स्वचालित करने के लिए Macros सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।

Protection:

• एक्सेल वर्कबुक, वर्कशीट और VBA प्रोटेक्शन विकल्प प्रदान करता है। जिस से हम अपने फाइल को प्रोटेक्ट कर के रखते है।

Add-ins:

• हम एक्सेल की कार्यक्षमता को बढ़ाने के लिए VBA या .NET के साथ एक्सेल ऐड-इन्स विकसित कर सकते हैं। जिस से एक्सेल में अपने अनुकूल काम को आसानी से किआ जाता है। 

2.डेटाबेस फीचर्स

एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम के रूप में, एक्सेल एक या उस से अधिक वर्कशीट वाली वर्कबुक में बड़ी मात्रा में डेटा स्टोर कर सकता है। एक्सेल का उपयोग डेटाबेस के रूप में किया जा सकता है और विभिन्न प्रकार के डेटा संचालन कर सकता है। एक्सेल डेटा विश्लेषण और गणना के लिए अनुकूलित है।डेटाबेस फीचर्स में निम्नलिखित चीज़ें शामिल है।

Database:

• एक्सेल में 1 मिलियन डेटा को रिकॉर्ड और स्टोर कर के डेटाबेस के रूप में उपयोग कर सकते हैं। एक्सेल में विभिन्न प्रकार के डाटा को इम्पोर्ट किआ जा सकता है और अन्य डेटाबेस को कनेक्ट कर सकते हैं। 

Tables :

• संबंधित डेटा के ग्रुप का प्रबंधन और विश्लेषण करना आसान बनाने के लिए, आप सेल की श्रेणी को एक्सेल टेबल में बदल सकते हैं। यह जल्दी डेटा को विश्लेषण करने का सहायक होता है।

Pivot Table :

• Pivot Table बड़ी मात्रा में डेटा को शीघ्रता से सारांशित करने का एक इंटरैक्टिव तरीका है। आप संख्यात्मक डेटा का विस्तार से विश्लेषण करने के लिए, और अपने डेटा के बारे में अप्रत्याशित प्रश्नों के उत्तर देने के लिए PivotTable का उपयोग कर सकते हैं। PivotTable को विशेष रूप से इसके लिए डिज़ाइन किया गया है: कई उपयोगकर्ता-अनुकूल तरीकों से बड़ी मात्रा में डेटा की क्वेरी करना

Sorting :

• हम एक्सेल में डेटा को सॉर्ट कर सकते हैं। हम निचे की क्रम से या ऊपर के क्रम से कॉलम बना के सॉर्टिंग कर सकते हैं। उदहारण के लिए बड़े डेटा में नाम के क्रम से हम डेटा को सॉर्ट करेंगे तो विश्लेषण करने में आसानी होती है। 

Filter Data :

• हम एक्सेल में डेटा को फ़िल्टर कर सकते हैं। हम डेटा के साथ फ़िल्टर करने के लिए कई विकल्प प्राप्त कर सकते हैं। एमएस एक्सेल केवल कुछ शकंडीशन को पूरा करने वाली फ़िल्टर डेटा Rows को प्रदर्शित करता है। एक्सेल में अधिक जटिल फिल्टर करने के लिए उन्नत फ़िल्टरिंग विकल्प है।

Data Validation :

• डेटा वेलिडेशन एक्सेल में एक सुविधा है जिसका उपयोग यह नियंत्रित करने के लिए किया जाता है कि उपयोगकर्ता सेल में सटीक डेटा ही सेल में डाल सकता है। उदाहरण के लिए आप एक्सेल में सिर्फ 1 से 6 डिजिट के नंबर डेटा को वैलिड किये है तो एक्सेल के सेल में आप 7 डिजिट वाला डेटा एंटर नहीं कर पाएंगे। या आप 30 करैक्टर वाला टेक्स्ट को वैलिड किये है तो आप उस से ज्यादा करैक्टर के डेटा को डाल नहीं सकते। डेटा वेलिडेशन यूजर के इनवैलिड इनपुट को रोकता है। 

3.ग्राफिकल फीचर्स

एक्सेल में डाटा के माध्यम से चार्ट और ग्राफ बनाने में सक्षम होते है इसके अलावा एमएस एक्सेल रिबन के इन्सर्ट टैब पर उपलब्ध शेप गैलरी, स्मार्टआर्ट, टेक्स्ट बॉक्स और वर्डआर्ट जैसी विभिन्न प्रकार की ग्राफिक ऑब्जेक्ट को समर्थन करता है। ग्राफिक्स इन्सर्ट टैब में उपलब्ध हैं। यह फीचर्स एक एक्सेल डॉक्यूमेंट को और ज्यादा जानकारीपूर्ण बनाने में काम आता है।

Chart :

• चार्ट एक एक्सेल का टूल है जिसका उपयोग आप एक्सेल में डेटा को ग्राफिक रूप से सूचना देने के लिए कर सकते हैं। चार्ट यूजर को संख्याओं के पीछे का अर्थ देखने की अनुमति देते हैं, जैसे की नंबर ग्राफ़िक रूप में मिलता जिस से डेटा को विश्लेषण करने यूजर को आसानी होती हैं।

Clip Arts:

• क्लिप आर्ट,माइक्रोसॉफ्ट द्वारा अपने विभिन्न माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस कार्यक्रमों में उपयोग के लिए तैयार किए गए चित्रों को दिया गया नाम है, जिसमें एमएस एक्सेल में भी यह सारे क्लिप आर्ट शामिल है, क्लिप आर्ट ड्रॉइंग अब इतने अधिक हैं कि छवियां छवि के लगभग हर वर्गीकरण को कवर करती हैं। हर टाइप के एक्सेल डॉक्यूमेंट में आप क्लिप आर्ट को डाल सकते है। 

Smart Art :

• एक स्मार्टआर्ट ग्राफिक आपकी इनफार्मेशन और आइडियाज का एक विज़ुअल रिप्रजेंटेशन है। आप एक ऐसा लेआउट चुनकर एक बनाते हैं जो आपके संदेश के अनुकूल हो। सूचनाओं को कम्यूनिकेट करने के लिए स्मार्टआर्ट का उपयोग करके, आप स्पष्ट और आकर्षक डायग्राम बना सकते हैं। इसमें कुछ लेआउट ऐसे है जैसे की संगठन चार्ट और वेन डायग्राम विशिष्ट प्रकार की जानकारी को चित्रित करते हैं। 

Pictures:

• एक्सेल शीट को आकर्षित बनाने के लिए आप इसमें पिक्चर को हम आसानी से डाल सकते है। पिक्चर से डॉक्यूमेंट विज़ुअल एन्हैन्स होता है। उदहारण के लिए हम एक एक्सेल शीट में बैकग्राउंड पिक्चर को जोड़ सकते है। 

Shapes :

• एक्सेल में शेप के फीचर्स से हम बहोत वैराइटी के शेप और इन्फो ग्राफ़िक्स क्रिएट कर सकते है। हम अपने डॉक्यूमेंट में सर्किल, स्क्वायर, ट्रॉएंगल, एरो जैसे शेप को जोड़ सकते है। 

4.टेल मी फीचर 

Tell Meका फीचर माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के 2016 से जोड़ा गया, आप अगर एक्सेल के नए संस्करण को चला रहे है तो आपने नोटिस किआ होगा एक्सेल के रिबन में एक टेक्स्ट बॉक्स होता है, जिसमे लिखा हुआ होता है Tell me what you want to do यह एक टेक्स्ट फील्ड है जिसमे आप कोई भी वर्ड या वाक्यांश डालेंगे तो यह फीचर आप आगे क्या करना चाहते हैं और जल्दी से उन ऑप्शन को प्राप्त करते है जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं।

आप जो खोज रहे हैं उसके बारे में सहायता प्राप्त करने के लिए आप Tell Me का उपयोग कर सकते हैं। Tell Me हमे कई सारे एक्सेल टूल को जल्दी से उपयोग करने के लिए ढूंढ के देता है।

MS Excel में वर्कबुक और वर्कशीट क्या है ?

MS Excel Kya hai ? में जैसे की वर्कशीट और वर्कबुक की शब्द समान है हम कंफ्यूज होजाते है इसका अंतर समझ ने में लेकिन इसे हम सरल भासा में समझते है वर्कबुक एक बुक होता है जिसमे कई सारे वर्कशीट होते है। एक वर्क बुक में आप 255 वर्कशीट तक रख सकते है आप जब एक्सेल को ओपन करते है निचे शीट टेब में Sheet 1 , Sheet 2 , Sheet 3 नाम से वर्कशीट रहता है जब की ऊपर एक फाइल को वर्क बुक कहा जाता है। आप जब कोई नयी फाइल क्रिएट करते है उसमे आपको Book 1 ऊपर लिखा हुआ दीखता है उसे वर्कबुक कहते है जब की एक शीट में Rows और Column होते है।

Work Book :

• एक्सेल वर्कबुक एक फाइल या बुक की तरह होती है, जिसमें एक या एक से अधिक वर्कशीट होती हैं। वर्कबुक का नाम इसलिए दिए गया इसमें एक्सेल के विभिन्न प्रकार वर्कशीट के कलेक्शन होते है। एक ही वर्कबुक में, आप संगठित तरीके से इनफार्मेशन को संग्रहीत कर सकते हैं। उदाहरण के लिए यदि किसी एक कॉलेज में स्टूडेंट का डेटा रिकॉर्ड किआ जाता है, जिसमें पहले वर्कशीट में स्टूडेंट के पर्सनल इनफार्मेशन होगा, दूसरे वर्कशीट में फीस डिटेल और तीसरे वर्कशीट में अटेंडेंस का इनफार्मेशन रिकॉर्ड किआ जाता है। तो यहाँ वर्कबुक एक ही है स्टूडेंट नाम से, लेकिन वर्कशीट अलग अलग है। एक वर्कबुक में आप अधिकतम 255 वर्कशीट रख सकेंगे।

Worksheet :

• वर्कशीट Rows और Column से बनी एक शीट होती है। इसका उपयोग किसी संगठन की प्लानिंग या फाइनेंसियल डॉक्यूमेंट की योजना बनाने के लिए किया जाता है। वर्कशीट, एक्सेल प्रोग्राम का उपयोग करके आपके द्वारा बनाए गए रिअल डॉक्यूमेंट को रेफर करता है। इसमें सेल के कलेक्शन होते है जो Rows और Column में संगठित रहता है। आप कोई भी रिकॉर्ड को वर्कशीट के सेल में एंट्री करते है। हम यह भी सीखेंगे की एक्सेल शीट कैसे बनाये ? एक्सेल के वर्तमान संस्करणों में एक वर्कशीट में यह सब विवरण होते है।
• 1,048,576 Rows प्रति वर्कशीट में होते है।
• 16,384 Column प्रति वर्कशीट में होते है।
• 17,179,869,184 cells प्रति वर्कशीट में होते है।
• कंप्यूटर पर उपलब्ध मेमोरी की मात्रा के आधार पर प्रति फ़ाइल 255 शीट की संख्या।
  

Rows :

• Row सेल का एक हॉरिजॉन्टल ब्लॉक है जो वर्कशीट की पूरी चौड़ाई में चलता है। Rows को वर्कशीट के बाएँ किनारे के साथ ऊपर से नीचे तक क्रमांकित किया जाता है। पहली Row की नंबर 1 है, दूसरी Row की नंबर 2 है और इसी तरह यह निचे तक 1,048,576 नंबर तक होते है ।

Column :

• कॉलम सेल का एक वर्टिकल ब्लॉक है जो पूरे वर्कशीट के माध्यम से चलता है। कॉलम को वर्णानुक्रम में A से Z तक और इसी तरह अगले AA तक पहुंचने तक और फिर आगे XFD तक लेबल किया जाता है। कॉलम में प्रति वर्कशीट 16,384 है।

Cells:

• प्रत्येक वर्कशीट हजारों रेक्टैंगल से बनी होती है, जिन्हें सेल कहा जाता है। एक सेल एक Rows और एक Column का इंटरसेक्शन है। कॉलम लेटर में (A ,B, C) द्वारा पहचाने जाते हैं, जबकि Rows की पहचान संख्याओं (1, 2, 3) द्वारा की जाती है। प्रत्येक सेल का अपना नाम होता है या सेल का पता उसके कॉलम और रौ के आधार पर जाना जाता है आपका कर्सर जिस सेल में होगा सेल का नाम Rows और Column के आधार पर दिखायेगा ।

Advantages of MS Excel in Hindi | एम एस एक्सेल के इसके लाभ

जैसे की ऊपर के लेख में हमने जाना MS Excel Kya Hai ? इसके लाभ भी है जिसका उपयोग करके आज Microsoft Excel व्यक्तिगत लोगों के जीवन में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, क्योंकि सभी बड़े डेटा और रिपोर्ट की गणना Microsoft Excel के बिना संभव नहीं है। तो चलिए जानते है एक्सेल के लाभ इस प्रकार हैं:

• आसान डेटा एंट्री और संचालन: एमएस एक्सेल के मुख्य लाभों में से एक यह है कि यह सहज और आसान डेटा एंट्री की सुविधा प्रदान करता है।
• एक्सेल में कई बिल्ट-इन फंक्शन है जो मैथमैटिकल और लॉजिकल के जटिल और सरल कैलकुलेशन बहुत आसानी से करता हैं जिस से उपयोगकर्ता को इसका लाभ मिलता है।
• एक्सेल बड़ी मात्रा में डेटा को आसानी से संभाल सकता है जिसका उपयोगकर्ता आगे विश्लेषण कर सकता है।
• एक्सेल में डेटा के आधार पर डेटा का ग्राफिकल वर्णन करना संभव है।ग्राफ और चार्ट की मदद से डेटा की आसानी से व्याख्या किआ जाता है।
• एक्सेल का मुख्य लाभ उपयोगी डेटा इम्पोर्ट और एक्सपोर्ट किया जा सकता है अन्य किसी भी एप्लीकेशन में, जिस से अन्य एप्लीकेशन में भी हम एक्सेल का डाटा को उपयोग कर सकते है।
• यदि डेटा एंट्री बदली जाती हैं, तो फार्मूला स्वचालित रूप से नए परिणाम की गणना करते हैं।
• आप एक्सेल को मोबाइल में भी काम कर सकते है। जैसा कि आजकल अधिकांश कंपनियां क्लाउड पर जा रही हैं और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का अपना वेब संस्करण है। इसमें डेस्कटॉप ऐप की तरह ही बहुत सारी विशेषताएं हैं, जैसे फ़ंक्शन, पिवट टेबल और पिवट चार्ट उपलब्ध है ।
• एक्सेल आपको बहुत सारे अनुकूलन के साथ प्रिंट करने की अनुमति देता है जहां आप मार्जिन, पेपर आकार, ओरिएंटेशन इत्यादि बदल सकते हैं।

Conclusion :

यह आर्टिकल में हमने MS Excel Kya Hai?  की बेसिक जानकारी देने की कोसिस की है। आप हमारा MS Excel का फुल कोर्स सिख सकते है हमसे जुड़े रहिये, यह आर्टिकल अच्छा लगा तो आपके दोस्तों के साथ शेयर कीजिये, धन्यवाद।

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