माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कबुक में नयी रो, कॉलम व शीट कैसे इंसर्ट कराये ?
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कबुक में नयी रो, कॉलम व शीट कैसे इंसर्ट कराये ?
How to insert new rows, columns and sheet in an Microsoft Excel workbook?
जब हम एक्सेल में डेटा टाइप करते हैं तब कभी-कभी हमें पता नहीं होता की हमारा डेटा कितना बड़ा हैं या कई बार ऐसा होता हैं की कुछ डेटा लिखने से रह जाता हैं अथवा पुराने डेटा में ही नया डेटा जोड़ना (Add) होता हैं तब हमें शीट में नयी रोज़ (New Rows), कॉलमस (Columns) या नयी सेल्स (Cells) की जरुरत पड़ जाती हैं अथवा डेटा अधिक होने पर एक या एक से अधिक नयी शीट की आवश्यकता भी होती हैं |
आइये जाने की हम कैसे शीट में नयी रो, कॉलम या सेल इंसर्ट करवा सकते हैं अथवा जरुरत पड़ने पर नयी शीट भी फाइल में ले सकते हैं |
एक्सेल शीट में एक नयी सेल, रो, कॉलम व शीट इंसर्ट करना
सबसे पहले हम उस फाइल को ओपन (Open) करेंगे जिसकी किसी शीट में हमें एक (या अधिक) नयी (New) सेल (Cell), रो (Row), कॉलम (Column) व शीट (Sheet) इंसर्ट करनी हैं |
अब हम रिबन (Ribbon) पर स्थित होम टैब (Home Tab) पर क्लिक करेंगे | होम टैब से संबंधित सभी कमांड्स स्क्रीन पर प्रदर्शित हो जाएँगी | यहां हमें दायीं ओर (Right Side) सेल्स (Cells) ग्रुप दिखाई देगा |
सेल्स ग्रुप (Cells Group) में इंसर्ट कमांड का बटन (Button) प्रदर्शित होगा | जब हम इस कमांड पर क्लिक करेंगे तो एक ड्राप डाउन लिस्ट (Drop Down List) स्क्रीन पर प्रकट होगी | जहाँ निम्नलिखित ऑप्शंस (Options) होंगे:
इंसर्ट सेल (Insert Cell)
इस ऑप्शन पर क्लिक करने पर स्क्रीन पर एक डायलॉग बॉक्स (Dialog Box) प्रकट हो जायेगा | यहां हमें निम्न विकल्प मिलेंगे:
- शिफ्ट सेल राईट (Shift Cell Right): जिस सक्रिय (Active) सेल में सेल पॉइंटर (Cell Pointer) हैं उसे दायीं ओर (Right Side) शिफ्ट करने के लिए |
- शिफ्ट सेल डाउन (Shift Cell Down): जिस सक्रिय (Active) सेल में सेल पॉइंटर (Cell Pointer) हैं उसे नीचे की ओर (Down Side) शिफ्ट करने के लिए इस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे
- एंटायर रो (Entire Row): एक नयी रो इंसर्ट करना |
- एंटायर कॉलम (Entire Column): एक नया कॉलम इंसर्ट करना |
इंसर्ट शीट रो (Insert Sheet Row)
जिस रो (Row) में हमारा सेल पॉइंटर (Cell Pointer) स्थित हैं उस सक्रिय रो (Active Row) के ऊपर एक नयी रो (New Row) इंसर्ट (Insert) करानी हो तब हम इस ऑप्शन पर क्लिक करेंगे | एक नयी रो शीट (Sheet) में इंसर्ट हो जाएगी |
इंसर्ट शीट कॉलम (Insert Sheet Column)
शीट की जिस सक्रिय कॉलम (Active Column) में हमारा सेल पॉइंटर हैं उसके बायीं ओर (Left Side) एक नया कॉलम (New Column) इंसर्ट करने के लिए हम इस ऑप्शन का चयन करेंगे |
इंसर्ट शीट (Insert Sheet)
यदि हमें अपनी फाइल या वर्कबुक (Workbook) में एक नयी शीट (New Sheet) इंसर्ट करनी हो तब हमें इस ऑप्शन पर क्लिक करना होगा | एक नयी शीट हमारी वर्कबुक में इंसर्ट हो जाएगी |
विशेष: हम चाहे तो एक्सेल स्क्रीन में नीचे की तरफ दिए गए शीट टैब (Sheet Tab) के दायीं ओर (Right Side) प्रदर्शित प्लस (+) के चिन्ह पर क्लिक करके भी नयी शीट इंसर्ट कर सकते हैं |
इस प्रकार हम अपनी आवश्यकतानुसार शीट में नयी सेल, रो या कॉलम इंसर्ट करा सकते हैं |
अभ्यास
एक नयी एक्सेल फाइल बनाये और ऊपर सिखाई गयी कमांड्स का अभ्यास करे |
कुछ समय के लिए आप वर्कबुक के साथ काम करने के बाद, आपको नए कॉलम या Rows insert करने की, कुछ Rows या कॉलम को हटाने की, उन्हें वर्कशीट में किसी दूसरे स्थान पर ले जाने की, या उन्हें छुपाने की आवश्यकता महसूस हो सकती हैं।पंक्तियों और स्तंभों को सम्मिलित, हटाना, स्थानांतरित करने और छिपाए कैसे
(How to Insert, delete, move, and hide or unhide Rows and Columns)
पंक्तियों को कैसे सम्मिलित करें
(How to Insert Rows)
- जहां आप नई Row दिखाना चाहते हैं उस Row heading को सिलेक्ट करें। उदाहरण के लिए, यदि आप Rows 7 और 8 के बीच एक Row डालना चाहते हैं, तो Row 8 का चयन करें।
- Home Tab पर स्थित Insert command पर क्लिक करें।
- आपको नई Row चयनित Row के ऊपर दिखाई देने लगेगी।
Note:- नई Rows, column या Cells को insert करते समय, आप Insert cell के बगल में स्थित Insert option पर क्लिक करें| यह बटन आपको यह चुनने की अनुमति देता है कि Excel इन Cells को कैसे format करता है। अधिक विकल्पों तक पहुंचने के लिए, अपने माउस को insert option पर क्लिक करें फिर ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
कॉलम कैसे सम्मिलित करें
(How to Insert Columns)
- जहां आप नया कॉलम दिखाना चाहते हैं, उसके दाईं ओर स्थित column heading का चयन करें। उदाहरण के लिए, यदि आप Column D और E के बीच एक कॉलम डालना चाहते हैं, तो Column E का चयन करें।
- Home Tab पर स्थित Insert कमांड पर क्लिक करें।
- नया कॉलम चयनित कॉलम के बाईं ओर दिखाई देगा।
Note:- Rows और columns को insert करते समय, सुनिश्चित करें और Heading पर क्लिक करके पूरी Row या column का चयन करें। यदि आप Row या column में केवल एक सेल का चयन करते हैं, तो insert command केवल एक नया सेल डालेगा।
पंक्तियों को कैसे हटाएं
(How to Delete Rows)
जिस Row की आपको आवश्यकता नहीं हैं उस Row को हटाना आसान है|
- उस Row का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं। हमारे उदाहरण में, हम Rows 6-8 का चयन करेंगे।
- Home Tab पर स्थित Delete कमांड पर क्लिक करें।
- चयनित Row हटा दी जाएगी, और नीचे Rows बदल जाएंगी। हमारे उदाहरण में, Row 9-11 Rows 6-8 Rows हैं।
कॉलम कैसे हटाएं
(How to Delete Columns)
- उन कॉलम का चयन करें जिन्हें आप हटाना चाहते हैं। हमारे उदाहरण में, हम column E का चयन करेंगे।
- Home Tab पर स्थित Delete कमांड पर क्लिक करें।
- चयनित कॉलम हटा दिए जाएंगे, और दाएं कॉलम बाएं स्थानांतरित हो जाएंगे। हमारे उदाहरण में, column F अब column E है।
Note:- Row या Column को हटाने और इसके कंटेंट को साफ़ करने के बीच अंतर को समझना महत्वपूर्ण है। यदि आप दूसरों को स्थानांतरित किए बिना किसी Row या column के कंटेंट को हटाना चाहते हैं, तो Heading पर राइट-क्लिक करें, फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से Delete content का चयन करें।
पंक्ति या कॉलम कैसे स्थानांतरित करें
(How to Move a Row or Column)
कभी-कभी आप अपनी वर्कशीट की content को पुनर्व्यवस्थित करने के लिए Column या Row को स्थानांतरित करना चाह सकते हैं। हमारे उदाहरण में हम एक कॉलम ले जाएंगे, लेकिन आप उसी तरह एक Row को स्थानांतरित कर सकते हैं।
- Column heading का चयन करें जिसे आप स्थानांतरित करना चाहते हैं, फिर Home Tab पर स्थित Cut कमांड पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड पर Ctrl + X दबाएं।
- कॉलम को स्थानांतरित करने के लिए दाईं ओर स्थित Column heading का चयन करें। उदाहरण के लिए, यदि आप Column B और C के बीच कॉलम ले जाना चाहते हैं, तो Column C का चयन करें।
- Home Tab पर स्थित Insert कमांड पर क्लिक करें, फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से Insert Cut Cell को चुनें।
- कॉलम को चयनित स्थान पर ले जाया जाएगा, और दाएं कॉलम दाएं स्थानांतरित हो जाएंगे।
Note:- आप माउस के द्वारा राइट-क्लिक करके भी करके Cut और insert command तक पहुंच सकते हैं। और फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से वांछित आदेशों का चयन कर सकते हैं।
पंक्ति या कॉलम को कैसे छुपाएं
(How to Hide a Row or Column)
कभी-कभी, आप अपनी वर्कशीट के संगठन को बदले बिना कुछ Rows या Columns की तुलना करना चाह सकते हैं। एक्सेल आपको आवश्यकतानुसार Rows और Columns को छिपाने की अनुमति देता है। हमारे उदाहरण में, हम Column A, B, और E की तुलना करना आसान बनाने के लिए Column C और D छुपाएंगे।
- उस कॉलम का चयन करें जिसे आप छिपाना चाहते हैं, माउस पर राइट-क्लिक करें, फिर Formatting menu से Hide option चुनें।
- कॉलम छुप जाएंगे।
- हरी कॉलम लाइन छुपा कॉलम का स्थान इंगित करती है।
पंक्तियों और स्तंभों को कैसे उजागर करें
(How to Unhide Rows and Columns)
Column या Row को Unhide करने के लिए, Hide Row/column के बाएं और दाएं कॉलम और रो का चयन करें (दूसरे शब्दों में, छिपे कॉलम के दोनों किनारों पर)। हमारे उदाहरण में, हम Column B और E का चयन करेंगे।
- माउस पर राइट-क्लिक करें, फिर Formatting menu से Unhide का चयन करें।
- छुपे हुए कॉलम या रो फिर से दिखाई देंगे